Lステップの便利な機能！自動応答機能の設定方法とは？

Lステップの便利機能の1つ、「自動応答機能」ですが、使い方がイマイチわからないという声をよく耳にします。そこで今回は、「自動応答機能」がどういった場面で役立つのかをはじめ、実際の設定の仕方、設定する際の注意点を詳しく解説していきます。正しく活用すれば、作業効率をアップできる機能なので、ぜひ参考にしてみてください。

Lステップの自動応答機能を使うとできること

ここでは、どのようなシチュエーションのときに自動応答機能を活用できるのかを説明します。

■ スタートプランでリッチメニューを使う時

Lステップのプラン表をみると、「スタートプランのリッチメニュー機能」のところに横線が付いているため、リッチメニューは使えないと思った方が多いのではないでしょうか？しかし、自動応答機能を使えば、スタートプランであってもリッチメニューを活用することが可能です。

LINE公式アカウントでリッチメニューを設置して、アクションのタイプをテキストにします。自動応答機能で特定のワードを条件に、作成したカルーセルを送信することでテンプレートを使うことができます。

■ Lステップの画像に対してカルーセルを送り返す時

Lステップの画像の領域で設定できる動作は3つで、「使用しない」「URLを開く」「ユーザーメッセージ」です。一見、領域Aをタップするとカルーセルを送り返すことができないように思いますが、ユーザーメッセージと同じワードで自動応答するように設定しておくことで、カルーセルを発動させることができます。

■ アカウント内で想定されるキーワードに対して自動応答する時

顧客からのメッセージの中に、特定のキーワードがあった場合に自動応答する機能です。

たとえば、「？」や「教えて」などのキーワードが入っている場合、顧客がサービスについて知りたがっていたり、あるいはサービスについて困ったりしていると推測できます。そういったキーワードが入ったメッセージに対して自動応答を使い、対応マークを“要確認”にしておくことで、漏れなく対応できます。

Lステップの自動応答機能の設定方法

ここからは、実際に自動応答機能を設定する方法を確認しましょう。4つのステップがあるため、順番にみていきましょう。

1．反応するキーワードを設定する

まず、自動応答機能が反応するキーワードを設定します。マッチ方法は、文字列の一部が入っていれば反応する「部分一致」や、文字列が完全に一致しなければ反応しない「完全一致」があります。自動応答の内容によって使い分けるとよいでしょう。

2．反応する時間帯を設定する

次に、反応する時間帯を絞り込みます。曜日や時間帯を細かく設定することが可能です。また、常に反応させたい場合には、「指定しない」を選びましょう。

3．絞り込み・反応条件を設定する

ここでは、反応する際の条件を絞り込むことができます。たとえば、2回目以降は反応しないようにしたい場合は、1回目の反応時に「1回目済」などのタグをつけるように設定しておきます。「1回目済」のタグが付いている人を反応条件から外すことで、2回目以降はキーワードに対して反応することはありません。

4．反応時のアクションを設定する

最後は、キーワードが発動したときに、どのようなアクションを起こすかを設定します。ここを設定し忘れてしまうと、自動応答機能が何も反応を示しません。注意しましょう。

自動応答機能を設定する際の注意点

ここまで、Lステップの便利機能「自動応答機能」について、どのようなことができるのか、どのように設定するのかについて解説してきました。ここからは、実際に設定していく中で、気を付けるべき点を3つご紹介します。

1．間違った自動応答をしない

マッチ方法を「部分一致」にしていると起こりやすいのが、意図していない応答をしてしまう時があるということです。見当違いの回答をもらった顧客は、不信感を覚え、クレームにもつながりかねません。応答の条件設定をしっかりと定めることで未然に問題を防ぎましょう。心配な方は、マッチ条件を「完全一致」にしておくことをおすすめします。

2．応答時刻を厳格化する

全部の自動応答を24時間対応にしておくと、思わぬ応答ミスが起こってしまうため、基本的には、人間が対応できない夜間のタイミングなどで設定しておくとよいでしょう。

３．LINE公式アカウントからLステップへの一方通行

LINE公式アカウントにも「応答メッセージ」という自動応答に似た機能があります。Lステップの機能を使えば問題ないのですが、LINE公式アカウントの機能を動かす時、Lステップ発信のメッセージは拾えません。顧客発のメッセージはどちらも対応できるので、自動応答はテキストを直接打ち込む想定で作るとよいでしょう。

今回は、「自動応答機能」がどういった場面で役立つのかをはじめ、実際の設定の仕方、設定する際の注意点を詳しく解説しました。正しく活用できれば、返答すべき顧客へのメッセージに漏れなく反応でき、作業効率も大幅にアップします。Lステップをもっと便利に使いたいと考えている方は、自動応答機能を設定する際の注意点をしっかりと確認しながら、自分に合った条件を設定してみてください。